Är du trött på att spendera timmar i möten som leder till få eller inget resultat? Känner du att du slösar bort din värdefulla tid på meningslösa diskussioner och upprepningar? Oroa dig inte, du är inte ensam. Forskning visar att en genomsnittlig anställd spenderar väldigt många timmar i månaden på möten som inte leder någonstans.
Men vad kan du göra för att undvika detta frustrerande faktum? Vi har samlat 5 effektiva tips som hjälper dig att få ut det mesta av dina möten och återfå kontrollen över din tid.
1. Förbered dig innan mötet
Förberedelse är såklart alltid a och o för att man ska kunna få ut det mesta av ett möte. Här är några tips för att förbereda sig inför ett möte:
1. Läs igenom mötesagendan – Du bör åtminstone gått igenom mötesagendan en gång i förväg. På så sätt kan du förbereda dig på de ämnen som kommer att diskuteras och ta med dig relevant information.
2. Fundera över dina egna frågor och synpunkter – Innan mötet kan det vara bra att reflektera över vad du själv vill bidra med och vilka frågor du vill ta upp. Detta hjälper dig att vara mer aktiv under mötet och hjälper gruppen att komma framåt i diskussionerna.
3. Skicka in material i förväg – Har du dokument eller annat material som du vill att gruppen ska läsa igenom innan mötet är det viktigt att du skickar in dessa i god tid. På så sätt kan alla vara förberedda och ni kan komma igång med diskussionerna direkt.
4. Förbered eventuella presentationer – Om du ska hålla i en presentation eller visa någon form av material under mötet är det viktigt att du förbereder detta i god tid. På så sätt kan du vara säker på att allt fungerar som det ska och att du kan hålla en hög kvalitet på din presentation.
2. Använda mötet för att skapa lösningar
Möten bör vara till för att lösa problem, inte göra dem krångligare. Nedan följer några tips för att skapa ett konstruktivt mötesklimat och få ut det mesta av kreativiteten i gruppen:
1. Se till att alla får komma till tals – Det är viktigt att alla i gruppen får komma till tals. Genom att göra detta ger ni varandra möjligheten att mesta av gruppens samlade kunskap och erfarenhet. Se därför till att du ger alla möjlighet att uttrycka sina åsikter och idéer.
2. Undvik att avbryta eller kritisera – För att skapa en trygg och öppen atmosfär är det viktigt att undvika att avbryta eller kritisera de andra deltagarna. Lyssna aktivt och försök att förstå deras perspektiv innan du ger din egen synpunkt.
3. Använd öppna frågor – Genom att använda öppna frågor som ”Hur skulle vi kunna lösa detta problem?” eller ”Vad är vårt nästa steg?” kan du skapa en öppen diskussion som hjälper gruppen att komma framåt.
3. Avsluta mötet på ett bra sätt
Slutligen är det också viktigt att avsluta mötet på rätt sätt för att få ut det mesta utav det. Här är några tips för att avsluta mötet på ett effektivt sätt och se till att alla är med på nästa steg:
1. Sammanfatta vad som har diskuterats – Innan ni avslutar mötet är det viktigt att sammanfatta vad som har diskuterats och vilka beslut som har tagits. På så sätt kan alla vara säkra på vad som har beslutats och vad som förväntas av dem.
2. Upprepa vilka åtgärder som ska vidtas – För att se till att alla är med på nästa steg är det viktigt att upprepa vilka åtgärder som ska vidtas och vem som ansvarar för vad. Se till att alla är med på vad som förväntas av dem och vad de behöver göra härnäst.
3. Dokumentera besluten – Det är viktigt att ni dokumenterar samtliga beslut som tas under mötena så att de inte riskeras att glömmas bort. Skriv ner vad som har beslutats och vilka åtgärder som ska vidtas. På så sätt kan ni följa upp på vad som har åstadkommits och se till att ni når era mål.
